Как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении в 2025 году

Что такое компенсация за неиспользованный отпуск

Каждый увольняющийся работник сталкивается с вопросом о компенсации за неиспользованные дни отпуска. Несмотря на то, что арифметика подсчета таких дней простая, на практике возникает множество подводных камней, которые могут привести к серьезным ошибкам в расчетах, рассказал «Газете.Ru» бизнес-юрист, эксперт по юридической стратегии бизнеса Макс Лоумен.

«За годы юридической практики я неоднократно сталкивался с ситуациями, когда неправильно рассчитанная компенсация становилась причиной трудовых споров и судебных разбирательств», — подчеркнул он.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении представляет собой денежную выплату, которую работодатель обязан произвести работнику за все дни ежегодного оплачиваемого отпуска, не использованные к моменту прекращения трудовых отношений. Это право работника имеет прочную правовую основу и закреплено в статье 127 Трудового кодекса РФ.

Кто имеет право на компенсацию

Право на получение компенсации имеют все лица, работающие по трудовому договору, независимо от оснований прекращения трудовых отношений.

«Трудовое законодательство не устанавливает временных ограничений для этой выплаты — компенсация полагается за все накопившиеся неиспользованные дни отпуска без каких-либо сроков давности», — подчеркнул Макс Лоумен.

Компенсация выплачивается при увольнении:

• по собственному желанию,
  
• по инициативе работодателя,
  
• по соглашению сторон,
  
• в связи с истечением срока договора и по любым другим основаниям.

Исключения из правила

Существует несколько ситуаций, когда компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается. Лоумен пояснил, что исключение действует, если:

• К моменту увольнения работник полностью использовал все положенные дни отпуска.
  
• Работник проработал менее половины месяца — в этом случае он не приобретает права на отпуск и, соответственно, на его компенсацию.
  
• Работник трудился по гражданско-правовому договору: на него гарантии трудового законодательства в части предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков не распространяются.

Калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Подробно о том, как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, рассказала «Газете.Ru» бухгалтер-эксперт Ольга Белоус.

Для расчета компенсации работодателю понадобятся следующие документы:

• приказ об увольнении,
  
• табель учета рабочего времени,
  
• сведения о начисленной зарплате,
  
• справка об использованных отпусках,
  
• данные о переработках.

Формула расчета компенсации за отпуск

Компенсация = К-во неиспользованных дней отпуска × Среднедневной заработок

Среднедневной заработок считается согласно Постановлению правительства РФ №922:

Среднедневной заработок = Сумма выплат за 12 месяцев : 12 : 29,3 (29,3 — это законодательно установленное среднемесячное количество календарных дней).

Пример расчета

Сотрудник Петров И.И. увольняется 20 мая 2025 года. Он устроился на работу 20 февраля 2024 года, то есть на дату увольнения проработал ровно 1 год и 3 месяца, или 15 полных месяцев.

Шаг 1. Определяем отпуск, который полагается сотруднику.

За полный год: 28 дней
За 3 месяца: 28 × 3 / 12 = 7
Итого: 35 календарных дней отпуска

Шаг 2. Учитываем уже использованные дни.

Петров был в отпуске летом 2024 года — 14 дней.
Значит, остался 21 день, за который положена компенсация.

Шаг 3. Считаем среднедневной заработок.

Допустим, за последние 12 месяцев (с мая 2024-го по апрель 2025 года) он получил:

• оклад 50 000 руб. × 12 мес. = 600 000 руб.
  
• надбавка за расширенные обязанности 5 000 руб. × 12 мес. = 60 000 руб.
  
• премии ежеквартально 30 000 × 4 = 120 000 руб.
  

Общая сумма выплат 780 000 руб.

Среднедневной заработок:
780 000 / 12 / 29,3 = 2218,68 руб.

Шаг 4. Считаем компенсацию за отпуск.

21 день × 2218,68 руб. = 46 591,28 руб.

Шаг 5. Учитываем компенсацию за переработку.

В табеле есть 12 часов сверхурочной работы за последние 3 месяца. Допустим, все — в пределах первых 2 часов за смену.

Часовая ставка: 50 000 / 160 = 312,5 руб.
Сверхурочная: 312,5 × 1,5 = 468,75 руб.
12 ч × 468,75 = 5625 руб.

Итоговая сумма к выплате:

Отпуск 46 591,28 руб.
Переработка 5625,00 руб.

Итого 52 216,28 руб. (до НДФЛ)

Что влияет на размер компенсации

Среди ключевых моментов, влияющих на размер компенсации, Ольга Белоус выделила:

• количество отработанных дней — отпуск считается пропорционально;
  
• количество использованных дней отпуска;
  
• наличие дополнительных отпусков — например, за вредные условия, инвалидность, возраст до 18 лет и т.п.

На дополнительный отпуск имеют право:

• Работающие во вредных условиях — например, на химическом производстве, в шахтах, в рентген-кабинетах, в горячих цехах и т.п. Дополнительный отпуск: от 7 дней и выше, в зависимости от условий и внутреннего регламента.

• Работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях. Дополнительный отпуск: до 24 дней за год, в зависимости от региона.

• Несовершеннолетние работники (до 18 лет). Общий отпуск у них — 31 календарный день, а не 28. При увольнении им компенсируют из расчета 31 день в год.

• Инвалиды. В некоторых случаях (по Трудовому кодексу и локальным актам работодателя) могут иметь право на дополнительный отпуск.

• Педагогические работники, медицинские работники, спасатели, госслужащие и пр.

«У многих категорий предусмотрены дополнительные оплачиваемые отпуска, прописанные в специальных законах или отраслевых соглашениях. Важно помнить, что все эти отпуска исчисляются отдельно от основного 28-дневного отпуска. Если их не использовали — при увольнении тоже положена денежная компенсация за каждый такой день», — подчеркнула Ольга Белоус.

Как отпуск за свой счет отражается на размере компенсации

Размер компенсации за неиспользованный отпуск уменьшится, если работник брал отпуск за свой счет.

«Иногда работник пишет заявление: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы с такого-то по такое-то число». Это отпуск за свой счет — когда вы временно не работаете, но зарплату при этом не получаете. По Трудовому кодексу, такие отпуска можно брать по согласованию с работодателем. Их предоставляют в календарных днях», — пояснила бухгалтер-эксперт.

Важно знать: если за календарный год вы взяли отпуск за свой счет больше 14 дней, то все, что сверх этих 14 дней, не включается в стаж, дающий право на отпуск.

Проще говоря:

• Если взяли 10 дней — ничего страшного, отпуск не уменьшается.
  
• Взяли 30 дней — лишние 16 дней не засчитываются в стаж. Значит, ваш отпуск в этом году будет рассчитан с учетом не полного года, а сокращенного — соответственно, меньше дней отпуска, меньше компенсации при увольнении.

Также учитывается, были ли больничные, декрет, отпуск по уходу — они исключаются из расчета среднего заработка.

В какие сроки выплачивают компенсацию за отпуск

По закону (ст. 140 ТК РФ), все выплаты — и отпускные, и переработка — должны быть выданы в день увольнения. Задержка — повод для штрафов и пени, напомнила Ольга Белоус.

В свою очередь Макс Лоумен добавил, что, если сотрудник в день увольнения не работал, например, находился на больничном, в отпуске, или это был его выходной день, выплата должна быть произведена не позднее следующего дня после письменного требования о расчете.

Ответственность за нарушение сроков

Любая задержка с выплатой влечет материальную ответственность работодателя в виде процентов за каждый день просрочки.

«Размер процентов составляет не менее одной сто пятидесятой действующей ключевой ставки Центрального банка РФ», — подчеркнул Макс Лоумен.

Кроме того, работодатель может быть привлечен к административной ответственности с наложением штрафов.

Частые ошибки расчета компенсации за отпуск и способы их устранения

Бизнес-юрист выделил несколько наиболее частых ошибок при расчете компенсации за отпуск, которые приводят к трудовым спорам.

Ошибки в определении расчетного периода

Одна из самых распространенных ошибок – неправильный выбор 12-месячного периода для расчета среднего заработка. Некоторые берут календарный год вместо 12 месяцев, предшествующих увольнению. Другая частая проблема — некорректное исключение или включение определенных периодов и выплат.

Неправильный учет выплат

Часто в расчет включают суммы, которые не должны учитываться (материальная помощь, компенсация питания), или, наоборот, исключают положенные выплаты (премии, предусмотренные системой оплаты труда). Необходимо четко разграничивать трудовые и социальные выплаты.

Ошибки в подсчете дней отпуска

Неправильное применение правил округления отработанных месяцев – еще одна распространенная проблема. Некоторые забывают о специальных правилах для работников с определенным стажем или игнорируют особенности расчета для конкретных оснований увольнения.

Неучет индексации заработной платы

Если в организации происходило массовое повышение окладов в расчетном периоде или до дня увольнения, средний заработок должен быть проиндексирован. Игнорирование этого правила приводит к занижению компенсации.

При обнаружении ошибок или отказе работодателя выплачивать положенную сумму у работника есть несколько вариантов защиты. Бизнес-юрист предлагает начать с письменного обращения к работодателю, затем обратиться в Государственную инспекцию труда или прокуратуру, а в крайнем случае — в суд. Трудовые споры о выплате компенсаций рассматриваются без уплаты государственной пошлины.

Перспективы изменений расчета компенсации за отпуск

С 1 сентября 2025 года вступит в силу новое Положение об особенностях исчисления средней заработной платы. Макс Лоумен обратил внимание, что новое положение правительства РФ № 540 заменит действующее положение № 922. Этот документ окажет влияние и на расчет компенсации за отпуск, предупреждает эксперт.

Ключевые изменения для расчета компенсации за отпуск

1. Расширение перечня учитываемых выплат

Новое положение существенно детализирует виды выплат, включаемых в расчет среднего заработка. Особенно важны добавления:

• Заработная плата преподавателей за часы сверх установленной нагрузки.
  
• Заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года.
  
• Вознаграждение за выполнение функций классного руководителя.
  
• Гонорары работников СМИ и творческих организаций.

2. Упрощение и унификация формулировок

Новый документ написан более понятным языком, что снизит количество споров о толковании норм. Исключены многочисленные отсылки к другим нормативным актам, которые часто приводили к ошибкам.

3. Детализация правил для особых категорий

Впервые четко прописаны правила расчета для:

• Работников с суммированным учетом рабочего времени;
  
• Совместителей;
  
• Руководящего состава государственных и муниципальных учреждений.

4. Уточнение порядка учета премий

Более детально регламентирован учет различных видов премиальных выплат, что исключит субъективное толкование при расчетах.

«До 1 сентября 2025 года работодателям необходимо пересмотреть внутренние документы по оплате труда и привести их в соответствие с новыми требованиями. Особое внимание следует уделить порядку учета премий и надбавок. Что касается работников, изменения минимально затронут расчет компенсации за отпуск, но важно знать о расширении перечня учитываемых выплат — это может увеличить размер компенсации», — добавил Макс Лоуман.

В заключение бизнес-юрист напомнил, что компенсация за неиспользованный отпуск — это не просто формальная выплата, но важная гарантия трудового законодательства. Правильный расчет требует внимательности и знания множества нюансов, но при грамотном подходе можно обеспечить соблюдение всех прав и интересов. Эксперт подчеркнул, что знание своих прав — это лучшая защита от нарушений.